Controlar contas a receber e pagar é um desafio para qualquer pequeno empresário. Você fica aliviado e feliz quando faz uma nova venda e envia uma fatura, assim como quando consegue dar conta dos gastos. O problema é que enviar uma fatura é apenas metade da batalha.

Gerenciar o fluxo de caixa é extremamente importante para uma pequena empresa, então você precisa ficar ligado nisso o tempo todo. Controlar suas contas é uma ótima maneira de ajudar a manter um fluxo de caixa saudável.

O que é controle de contas?

Um controle de contas serve para anotar e projetar todas as despesas de uma empresa, desde pagamentos futuros, contas parceladas e valores que você sabe que terá. Além disso, para anotar e projetar recebimentos ao longo do tempo Dessa forma, você consegue ver o seu fluxo de saídas e entradas, acompanhando para onde estão destinados seus gastos futuros.

O controle de contas de qualquer empresa é uma atividade relativamente simples. Por isso, se você souber como fazer o controle de pagamentos e recebimentos do seu negócio, pode ter benefícios como a melhoria no planejamento, fluxo de caixa e projeção para investimentos. A seguir estão cinco maneiras de fazer o controle de contas na pequena empresa.

Estabeleça políticas de cobrança

Um motivo pelo qual os saldos de contas a receber ficam fora de controle são porque as políticas de faturamento não são comunicadas claramente aos clientes. Torne todos os clientes cientes de suas políticas e expectativas de faturamento na fase proposta.

Outro pensamento é faturar antecipadamente por seus serviços. Se você estiver confortável com o faturamento antecipado, deve pelo menos coletar uma porcentagem de sua fatura antes que os serviços sejam processados.

Por fim, considere aceitar cartões de crédito e colocar seus clientes em pagamentos automáticos. Se você assinou um formulário de autorização de cartão de crédito para cobrar seu cartão com o valor devido em determinado horário, você definitivamente reduzirá as contas a receber e aumentará o fluxo de caixa.

Analise semanalmente

Adquira o hábito de revisar suas contas a receber e pagar semanalmente. Este é apenas um hábito saudável e deve realmente ajudar a reduzir seus saldos vermelhos. Você vai começar a perceber algumas áreas problemáticas.

Você pode perceber que as contas dos clientes estão realmente vencidas e que você é constantemente lembrado sobre saldos vencidos mês após mês. Se você mantiver suas contas em mente, verá melhorias em seu fluxo de caixa.

Registre os tipos de contas de pagamentos e recebimentos do seu negócio

Registre os principais tipos de contas de pagamentos que o seu negócio tem, assim como os valores recebidos. Existirão variações de negócio para negócio, mas de maneira geral você não vai acompanhar a divisão em: despesas diretas (ligadas a produção ou prestação de serviços), despesas fixas (ligadas ao funcionamento da empresa de maneira geral) e saldos diários de venda.

Faça a previsão de contas a pagar com o lançamento das despesas que você já sabe que terá em meses futuros. Lembre-se de anotar a data de previsão de pagamento, data de pagamento, o plano de contas relacionado ao recebimento, valor original, valor final (com juros, multa, etc) e status do pagamento.

Faça um acompanhamento detalhado todo mês

Agora que todos os seus pagamentos futuros estão registrados chega o momento de controle dos pagamentos. Esse processo pode feito em dias pré agendados, para que você não tenha trabalho operacional todos os dias. Normalmente isso é possível combinando com o fornecedor a data de pagamento.

Faça análises do seu controle de contas a receber

Para fechar o seu controle de contas, basta fazer as análises sobre todos os seus pagamentos planejados e realizados. Assim, você irá anotar o número de contas pagas no prazo, total de contas pagas, contas pendentes de pagamentos, número de contas pagas com atraso, valor total de contas pagas com atraso, percentual de contas atrasadas em relação ao total, valor total de juros por atraso e outras informações que sejam úteis para aperfeiçoar seus processos sempre.