Você está freqüentemente sobrecarregado por sua carga de trabalho e sofrendo de sobrecarga de informações? Você está frustrado por não saber como ou por onde começar?

Não se preocupe, vamos com calma. Dê uma olhada nas áreas da sua vida profissional que precisam de organização e enfrente uma de cada vez. A seguir você entende os passos para fazer isso.

1. Organize suas tarefas

O segredo mais importante da administração do tempo é que você deve fazer as coisas certas primeiro. É fácil gastar muito tempo em coisas que são urgentes, mas não importantes.

O truque é manter o foco nas coisas importantes e não perder tempo precioso em qualquer outra coisa. Primeiro, siga a regra 80/20, também conhecida como Princípio de Pareto. Aplicando-o ao gerenciamento do tempo, você pode concluir que 80% do seu tempo é gasto com foco em apenas 20% de suas responsabilidades reais no trabalho. Ou que dedicar 20% do seu tempo a um grande objetivo fará 80% de seu trabalho ser executado de maneira mais suave.

Pensar em como a regra 80/20 se aplica à sua vida profissional pode ajudá-lo a administrar seu tempo com mais eficiência. Em segundo lugar, prepare uma lista de tarefas. Mantenha isso razoável. Verificá-los um por um é estranhamente recompensador. Isso te diz que você está fazendo seu trabalho.

2. Organize seu espaço

Todos os dias, mais informações são lançadas em você. Você está muito ocupado para lidar com isso imediatamente, então você deixa isso se acumular. É um mau hábito. Em vez disso, reserve apenas alguns minutos de cada dia para passar pela bagunça.

Esta é outra tarefa estranhamente gratificante. Veja quanto sua pilha de informações diminui e sinta a satisfação por um momento. Se você tem um escritório de canto com uma visão ampla ou um cubículo sem janelas, sempre há coisas que você pode fazer para organizar seu espaço que o ajudarão a ser mais produtivo.

Não aceite tudo apenas como está. Pense no que funcionaria para você. Se você preferir trabalhar em pé, invista em uma mesa de pé. Se um quadro apagável puder ajudar, pegue um. Deixe seu espaço o mais agradável possível para lidar com todo o trabalho.

3. Organize a informação recebida

A maioria dos programas de e-mail fornece ferramentas para gerenciar seu e-mail e reduzir a confusão. O tempo gasto usando essas ferramentas pode economizar horas de estrada.

Pessoas mal organizadas tendem a ter uma enorme caixa de entrada de e-mails, e é a praga de suas vidas. Crie pastas com títulos que correspondam às suas principais responsabilidades. Ordene pela sua caixa de entrada e guarde todas as mensagens na que se encaixa.

Se você tem horror de deletar e-mails, crie uma pasta “miscelânea” e despeje tudo o que não couber nela, para o caso de precisar disso. Você pode fazer essa organização não apenas com seu email, mas com tudo o que chega para você em forma de papel, vídeo, link, imagens, voz.

Com um pouquinho de cuidado, a organização do trabalho vai tornar seus dias muito mais produtivos e seu checklist sempre completo.