Se você acompanha os nossos conteúdos sobre gestão financeira e empreendedorismo aqui no Blog da Rede Celcoin, com certeza já conhece as regras de ouro da administração. Uma delas é, sem dúvidas, manter um acompanhamento restrito de todo o dinheiro que entra e sai do patrimônio da empresa.

E não estamos falando apenas de manter um bom controle do fluxo de caixa (que é mesmo uma parte importante da gestão financeira), mas também de caprichar na administração das contas a pagar e a receber. 

Porém, vez ou outra, o que ocorre com alguns empreendedores que se preocupam muito em manter as obrigações financeiras em dia é o seguinte: os pagamentos que o negócio precisa honrar acabam ganhando uma atenção muito maior do que os valores que a empresa recebe. 

Se você não sabe muito bem como registrar os recebimentos do seu negócio, a gente te ajuda. Aqui, vamos te explicar quais devem ser os seus principais pontos de atenção na hora de controlar o dinheiro que chega. Vamos lá?

Como registrar recebimentos da melhor forma

Como você já sabe, o ponto de partida da administração financeira é sempre ter tudo bem registrado. Entretanto, não faz sentido apenas anotar os recebimentos sem categorizá-los e incluir as informações importantes para o controle. 

Por isso, na hora de organizar os pagamentos que seus clientes te passaram (ou estão te devendo), preste atenção nos fatores abaixo.

Organize os recebimentos por data

Embora o cenário ideal de qualquer empresa seja receber todos os pagamentos integralmente na hora em que as vendas são feitas, na prática, nós sabemos que isso é impossível. 

Por isso, é importantíssimo anotar não só as datas dos pagamentos realizados à vista como também registrar os recebimentos que ainda estão para chegar, sejam eles de vendas a prazo ou do famoso “fiado”. Nesse quesito, a dica é fazer os registros de uma maneira bem “visual”, isto é, que te permita ver nitidamente o período existente entre uma entrada e outra. Uma boa sugestão é usar uma planilha em forma de calendário mesmo, com datas e dias da semana.

Com isso, fica mais fácil estimar quantos recursos a empresa terá no final do mês e organizar o seu sistema de cobranças. Afinal, você consegue saber quais clientes precisam ser cobrados com mais urgência e não deixa nada passar batido. 

Ah, e para cada venda realizada a prazo, lembre-se de anotar exatamente o número de parcelas e a data de vencimento de cada uma delas.

Inclua informações detalhadas

Se você registra seus recebimentos só com as informações básicas (data e valor), pode se preparar para ter dores de cabeça. Afinal, é possível que, depois de algum tempo, ao observar as anotações de valores recebidos em um determinado período, você acabe sem saber de onde vieram certas quantias de dinheiro.

Por isso, para cada recebimento registrado, lembre-se de incluir dados como:

• Data e valor
• Produto/serviço vendido
• Data de realização do pagamento
• Forma de pagamento
• Status do recebimento (se já foi finalizado ou se está pendente)

Embora possa parecer trabalhosa, esse tipo de organização bem detalhada é o que vai te permitir entender exatamente como foram compostos os recebimentos da sua empresa no período analisado. 

Imagine, por exemplo, a confusão que pode ocorrer se um cliente adiantar um pagamento que só deveria chegar mais tarde e você não anotar com todos esses dados. Ninguém gosta de gastar tempo se perguntando o que é aquele dinheiro “misterioso” no registro da empresa, não é?

Portanto, caprichar na riqueza dos registros é algo importante para organizar seus recebimentos e ainda pode te ajudar em outros pontos da administração, como na gestão do estoque.

Tenha a tecnologia como aliada

Bem, a regra máxima das finanças é sempre “colocar tudo no papel”. Mas, hoje em dia, não precisa ser realmente em papel, não é mesmo?

Registrar todas as informações de que falamos na seção anterior, para cada um dos seus recebimentos, pode ser trabalhoso se for feito tudo manualmente. Por isso, vale a pena procurar recursos tecnológicos que possam te ajudar nessa função. Se não quiser ir atrás de um software de gestão financeira, você pode usar tabelas em programas como o Excel e aplicar fórmulas que deixem a organização das planilhas mais simples.

Com algumas pesquisas, você encontra modelos prontos que são capazes até mesmo de realizar cálculos automaticamente para você. Além disso, a maioria das planilhas é personalizável, então você pode inserir abas e modificar espaços para adicionar informações que você considere importantes.

E por aí, como anda o controle dos recebimentos do seu negócio?

Se você achou que as dicas que acabou de ler podem te ajudar na tarefa de organizar os pagamentos dos seus clientes, não deixe de conferir nossos outros textos! Todos eles são cheios de sugestões maravilhosas para quem deseja cuidar cada vez melhor da administração financeira de uma empresa.

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