Contas a pagar e a receber: como administrar da melhor forma?

Se você tem um pequeno negócio, certamente já percebeu a importância de manter uma boa administração financeira. Afinal, mesmo com produtos e serviços excelentes, é difícil que um empreendimento consiga crescer ou melhorar o lucro sem uma gestão eficiente dos recursos.

Essa gestão envolve prestar atenção em muitos aspectos ao mesmo tempo: é preciso acompanhar de perto o fluxo de caixa, o controle de estoque, os indicadores de desempenho e vários outros fatores. Nesse processo, uma das esferas que pedem mais cuidado é a administração das contas a pagar e a receber.

O controle eficiente desses valores vai te permitir visualizar bem a saúde financeira da sua empresa. Além disso, ele é parte importante do planejamento financeiro do negócio, algo essencial para evitar dores de cabeça no futuro. Imagine a complicação de adquirir uma dívida por esquecer de pagar um fornecedor, por exemplo.

Para te ajudar nesses desafios administrativos, reunimos aqui neste conteúdo as informações mais importantes sobre contas a pagar e a receber. Começando, é claro, pelo começo.

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são os valores que devem sair do patrimônio do seu negócio todos os meses para quitar as obrigações financeiras dele.

Pense nas contas a pagar como todos os compromissos monetários que estão no “nome” da sua empresa. Isso envolve custos fixos e variáveis, despesas pontuais, débitos, impostos, valores investidos em melhorias e muitos outros fatores. 

Então estamos falando de todos os pagamentos que um empreendimento precisa realizar para se manter em pleno funcionamento. Aqui entram salários de funcionários, valores devidos a fornecedores, custos operacionais (água, luz, internet, etc), aluguéis ou parcelas de financiamento, custos com manutenção e matéria-prima, entre outras coisas.

O que são contas a receber?

Por sua vez, as contas a receber são todos os valores que estão planejados para chegar na conta do seu empreendimento. Equivalem, portanto, ao dinheiro que deve entrar no patrimônio da empresa.

É aqui que são contabilizados os pagamentos pelas vendas realizadas a prazo e quaisquer outras dívidas que os clientes (ou outros estabelecimentos) tenham com a sua empresa.

Como administrar?

Afinal, o que ter em mente na hora de gerir as contas a pagar e a receber? Bem, o princípio básico você já conhece: os valores que saem precisam ser menores do que os que entram. Só assim é possível obter lucro.

Para garantir que essa balança se mantenha favorável e evitar problemas com o andamento das contas, é importante manter um planejamento financeiro a longo prazo. Você deve registrar rigorosamente os montantes a pagar e a receber, inserindo sempre os valores e as datas de vencimento ou recebimento.

Além de caprichar nos registros, tenha em mente algumas dicas importantes para manter um bom controle de contas:

Dobre sua atenção aos prazos

Ninguém gosta de ficar em dívida, não é mesmo?

Pois é. Para evitar que as obrigações financeiras do seu negócio se tornem problemas no futuro, tenha anotados os prazos de pagamento de todas as contas, organizados por ordem de vencimento. De preferência, deixe tudo disposto da maneira mais visual possível, como em um calendário ou tabela.

Assim, você evita esquecimentos e consegue se planejar melhor. Com uma boa organização, é possível que você consiga até mesmo antecipar os pagamentos de algumas contas e obter descontos por isso.

Hoje em dia, alguns recursos tecnológicos podem te ajudar com essas tarefas. Há programas simples que emitem alertas e lembretes para datas específicas, como o Google Calendário, e até mesmo sistemas especialmente voltados para gestão de contas.

Saiba cobrar seus clientes

Um entre os problemas que mais complicam a fluidez do planejamento de contas a receber é a questão da inadimplência. Afinal, quando um cliente não paga o que te deve, você acaba tendo que compensar essa falta movendo recursos destinados a outras coisas.

Para se livrar de prejuízos, uma boa dica é estimular pagamentos adiantados sempre que possível. Você pode, por exemplo, oferecer condições facilitadas ou benefícios em compras futuras. Além disso, é importantíssimo ter uma estratégia de cobrança eficiente, capaz de reduzir as ocorrências de inadimplência e preservar a boa relação com os compradores.

Diversifique os pagamentos que você recebe

Para que os valores de contas a receber superem os de contas a pagar, que tal diversificar as fontes de receita do seu negócio

Ter uma renda complementar, gerada em sincronia com as outras atividades do seu negócio, pode te dar uma boa folga no orçamento. Assim, mesmo quando algum cliente não te pagar em dia ou quando as vendas de um produto específico não estiverem tão fortes, você consegue se planejar com mais tranquilidade.

Para conseguir isso, a melhor opção é fornecer serviços diferenciados aos seus clientes. Com o aplicativo Rede Celcoin, sua empresa pode oferecer facilidades em recargas de celular e pagamentos de contas, por exemplo. É mais lucro para o seu negócio e mais praticidade para os compradores.

Ah, e lembre-se: se você quer impulsionar seu empreendimento, é super importante continuar se informando e aprendendo cada vez mais sobre gestão financeira. Aqui em nosso blog, produzimos semanalmente vários conteúdos tão informativos quanto o que você acabou de ler. Não deixe de acompanhar a gente!

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