Manter uma empresa é, sem dúvidas, uma tarefa que exige doses generosas de planejamento. Afinal, não dá para prosperar nos negócios sem uma boa organização dos passos futuros do empreendimento.

Você já pode ter lido sobre o plano de negócios, um documento que precisa ser o ponto de partida para qualquer empreendedor. Essa, entretanto, é uma etapa do planejamento que trata das metas de médio e longo prazo, dos objetivos que você tem para a empresa.

Mas como progredir nesse plano? Bem, assim que estabelecer os processos que façam o empreendimento caminhar na direção necessária, pequenos passos devem ser seguidos cotidianamente. É para isso que serve o planejamento operacional, um aspecto super importante para a administração de qualquer negócio. Se você não sabe exatamente do que estamos falando, não se preocupe: aqui, vamos te explicar direitinho como manter um bom planejamento operacional na sua empresa.

O que é planejamento operacional?

Para entender o que é planejamento operacional, vamos pensar em uma analogia.

Quando você está viajando para conhecer uma cidade nova e faz uma lista de pontos turísticos e atrações que deseja ver, o que você tem é um plano, certo? Afinal, escolher os lugares que você vai visitar é o primeiro passo para montar um passeio. Essa lista de locais é seu itinerário.

Mas depois que você faz um itinerário, é preciso se atentar aos detalhes: como você vai fazer para chegar a cada um desses destinos interessantes? Quais são os melhores horários para visitar? Quanto você vai gastar com as visitas? Algum desses lugares exige agendamento prévio? Essas questões práticas, necessárias para que você consiga curtir seu passeio, são o roteiro de viagem.

Pois bem, pense no plano de negócio do seu empreendimento como o itinerário: ele mapeia a trajetória que você deseja que a sua empresa percorra. Já o planejamento operacional funciona como o roteiro de viagem, isto é, como a descrição das etapas e ações que precisam ser tomadas para que o plano de negócio seja bem sucedido.

Portanto, é como se o planejamento operacional dividisse os objetivos do plano de negócio em pedacinhos menores, em tarefas pequenas e executáveis, cuja realização pode levar a empresa para mais perto de suas metas. Nele, entram os procedimentos, processos internos e fluxos de trabalho cotidianos que são necessários para que os negócios progridam bem.

Como fazer planejamento operacional?

Você já teve a sensação de que seu negócio tem tudo para gerar mais lucro e crescer em ritmo mais acelerado, mas parece funcionar de maneira um pouco bagunçada no dia a dia?

Pois bem, é possível que esse problema seja resolvido se você refinar o seu planejamento operacional. Isso porque ele vai garantir que toda a equipe envolvida no andamento dos negócios esteja por dentro da forma mais eficiente de realizar as tarefas necessárias para o funcionamento diário da empresa. Assim, as coisas podem ser feitas com mais eficácia e em menos tempo.

Na hora de definir os pontos do planejamento operacional, mantenha as seguintes questões em mente:

1. Qual é o objetivo?

Pense por um momento em todas as ações realizadas todos os dias por você e sua equipe. Todas elas servem a um objetivo claro e importante para os propósitos da empresa? Repensar o fluxo de trabalho cotidiano pode ser um bom jeito de otimizar tarefas que talvez levem mais tempo do que o necessário. 

Além disso, pense nas metas de médio e longo prazo que você tem para o negócio e veja o que pode ser feito todos os dias para tornar esses objetivos mais próximos. Quais são as pequenas ações palpáveis que podem entrar no cotidiano do negócio para que as metas se realizem? 

Se você tem a meta de aumentar o faturamento em 20% no período de três meses, por exemplo, calcule quanto isso representaria em termos de vendas semanais e diárias. Depois, você pode pensar em estratégias de vendas, criar planos de divulgação ou planejar promoções para estimular os clientes. Todas essas ações são passos do planejamento operacional.

2. Quem vai cuidar disso?

Se você tem funcionários ou sócios que te ajudam a mover o negócio, é importante delegar as tarefas de maneira estratégica na hora de montar seu planejamento operacional. Não deixe os passos do plano “soltos”: atribua cada ação necessária à pessoa ou equipe que ficará responsável pela realização.

Ah, não se esqueça de deixar todo mundo informado e sempre compartilhar com sua equipe as possíveis atualizações no planejamento operacional. Assim, dividindo as tarefas claramente, há menos risco de alguma delas ser esquecida.

3. E o tempo?

Além de dividir as responsabilidades sobre as tarefas, não se esqueça de sempre pensar nos prazos com atenção: em quanto tempo o objetivo precisa ser cumprido? A partir dessa resposta, você saberá qual é o tempo disponível para a realização de cada um dos passos do planejamento.

Mais uma vez, se você trabalha com uma equipe, a comunicação é um ponto-chave nessa etapa. É indispensável que todos os funcionários e sócios estejam por dentro do calendário da empresa, o que inclui saber dos prazos de cumprimento das metas com uma boa antecedência. De preferência, deixe essas informações sempre disponíveis para consulta.

4. Como avaliar o planejamento operacional?

Depois que o seu planejamento operacional já foi construído levando todos esses pontos em consideração, é importante que você acompanhe o andamento dele. Avalie, por exemplo, se todos os passos previstos realmente estão sendo executados dentro dos prazos. 

Caso isso não esteja acontecendo, pode ser que você precise reformular a estratégia voltando a algum dos pontos anteriores da nossa lista. Mudar a atribuição de uma tarefa ou estender o tempo de realização, por exemplo, são necessidades em muitos casos.

Se o planejamento operacional está sendo executado de acordo com o que foi estabelecido, preste atenção em indicadores práticos: o objetivo inicial parece mais próximo? Imagine que a meta seja reduzir custos da operação, por exemplo. Depois de dividir esse objetivo em tarefas cotidianas e colocar o plano em ação, é importante que você confira os custos semanalmente para entender se as mudanças estão acontecendo. 

Tenha em mente, entretanto, que alguns resultados levam tempo para aparecer. Nesse caso, importante é manter a constância e não abrir mão do planejamento operacional (e, é claro, realizar adaptações quando isso for necessário).

E aí, gostou das dicas? Então não deixe de acompanhar os nossos conteúdos aqui no Blog da Rede Celcoin! Todos eles são tão informativos quanto o artigo que você acabou de ler.

Ah, e se uma das metas para a sua empresa é lucrar mais, confira as oportunidades do aplicativo Rede Celcoin. Com ele, você disponibiliza ainda mais opções incríveis para os seus clientes e dá aquele impulso nas vendas!